Havaintoja – vinkit etätöiden tekemiseen

Ennen etätöihin ryhtymistä, ehdin työskentelemään lähes 20 vuotta suurissa ja pienissä organisaatioissa, joissa etätyömahdollisuuksia ei ollut. Ajatus etätöistä oli vielä vähän vieras, kun vuonna 2014 ryhdyin digimarkkinointipalveluiden yksinyrittäjäksi. Yksinyrittämistä jatkui muutaman vuoden ja 2017 perustimme
Digiteamin neljän hengen voimin ja päätimme toimia kotitoimistoista käsin. Ajatuksena oli, että sitten kasvun myötä hankimme toimiston.

Mitä olen etätöistä oppinut, miksi me näin toimimme ja mitä muut voivat oppia kokemuksistamme.

 

Miksi työskentelemme etänä?

Digiteamia perustettaessa 2017 lähdimme liikkeelle melkeinpä tyhjästä. Toki mukaan tulivat kahden yksinyrittäjän asiakkaat ja niiden tuoma liikevaihto, mutta käytännössä toimitiloihin ei ollut varaa. Kaksi osakasta asui Helsingissä, yksi Vihdissä ja yksi Lohjalla. Jos olisimme liikevaihdon kasvaessa hankkineet toimiston, vähintään kahden olisi pitänyt aamuisin käyttää 45-60 minuuttia matkatessaan toimistolle ja takaisin.

Koska työaika ja osaaminen ovat se mitä myymme, emme nähneet järkeväksi käyttää rahaa toimitiloihin, jonka seurauksena käyttäisimme päivittäin pari tuntia kallisarvoista aikaamme kulkuneuvoissa ja sitoisimme vähäisiä tuloja toimitilakuluihin.

Mikään työtehtävistä ei edellytä toimistoympäristöä. Työt tehdään kotona ja asiakkaat tavataan heidän toimitiloissaan tai etäpalavereissa. Kun Digiteamin tekijöiden määrä kasvoi, tulivat uudet tekijät Hyvinkäältä, Kotkasta ja Helsingistä. Meitä on nyt 7 henkilöä ja toimimme edelleen kaikki etänä.

 

Etätyön luonne

Etätöiden tekemistä määrittävät vahvasti työtehtävät ja tietenkin organisaatio, jossa työskentelee. Yhden hengen yrittäjänä hoidin kaiken yritykseen liittyvän, kun taas suuremmassa organisaatiossa töitä voidaan jakaa tai työtehtävät voivat keskittyä henkilön omaan erikoisosaamiseen.

Toinen etätöitä määrittävä tekijä on työympäristö. Itse sain aloittaa etätyöt niin, että lapset olivat työpäivän koulussa tai hoidossa, eikä ympäristöön liittynyt häiriötekijöitä. Se on ihan ok, että töihin tulee välillä taukoja, mutta ne täytyy itse pystyä määrittelemään. Etätyön yksi suurimmista vahvuuksista on se, että työhön voi (pitäisi voida) keskittyä rauhassa. Jos tekemisen tavoitteet ovat hallussa ja tiedät, kuinka niihin edetään, on etätyö todennäköisesti tehokkain tapa saada asioita aikaiseksi.

Itsestään tehot eivät kuitenkaan tule. Etätöihin liittyy myös paljon sudenkuoppia ja riskejä, jotka on hyvä tunnistaa jo etukäteen.

 

Oman etätyön johtaminen

Yksinyrittäjänä aloitin käytännössä tyhjästä. Aikaa oli loputtomasti käytettävissä ja se kuluikin näppärästi oman toiminnan suunnittelussa, markkinoinnissa ja uusasiakashankinnan parissa. Oli varaa osallistua lähes
kaikkiin verkostoitumistilaisuuksiin ja lopulta löysin itseni paikallisen yrittäjäjärjestön hallituksesta, sekä
paikallisen BNI-ryhmän puheenjohtajan pallilta.

 

Valintojen tekeminen

Asiakasmäärien kasvaessa aika muuttui pikkuhiljaa rajalliseksi resurssiksi. Alun tilanne aiheutti harhan, että pystyn ja ehdin tekemään kaikkea, koko ajan. Kesälomat muuttuivat rikkonaisiksi, tietokone, sekä asiakaspuhelut olivat kaikkialla mukana. Jossain vaiheessa töitä tehtiin myös illat ja viikonloput. Onneksi ennen pahempaa väsymistä, havahduin tilanteeseen. Opin sanomaan ”ei vielä”, ”ensi viikolla”, tai ”ensi kuussa”.

Aika usein havahduin myös sellaiseen tilanteeseen, että ilmoittauduin esim. 2 kk päässä olevaan tilaisuuteen tai tapaamiseen, koska siellä kalenteri oli tyhjä. Kun tapahtuma tuli ajankohtaiseksi, jouduin toteamaan, että olisi tässä tärkeämpääkin tekemistä, mutta menin silti, koska olin lupautunut. Tarpeeksi kauas kun katsoo, näyttää siltä, että aikaa on loputtomasti tarjolla. Nämä turhat sitoumukset saattavat tuntua varaamisen hetkellä hyviltä ideoilta, mutta kun aika koittaa, ne saattavat olla vain painolasti. Mieti mihin lupaudut. Jos jokin asia ei oikeasti tunnu muuta kuin etäisesti mielenkiintoiselta, jätä se väliin. Jos jätät saapumatta, menetät maineesi, jos osallistut, menetät hermosi.

 

Kalenterinhallinta

Omaksi pelastuksekseni koin kalenterinhallinnan. Siinä olen aina ollut hyvä. Nyt vain piti luopua uskosta omiin yli-inhimillisiin suorittajan kykyihin ja myöntää, että kaikelle työlle pitää varata riittävästi aikaa. Itsestä riippumattomia keskeytyksiä tulee aina ja projekteissa saattaa ilmaantua yllättäviä hidasteita.

Hyväksi säännöksi muodostuivat seuraavat kohdat.

Ensimmäiseksi, jos oletat jonkin asian tekemisen kestävän tunnin, varaa siihen kaksi.

Toiseksi, älä buukkaa päivää täyteen, vaan pyri jättämään n. puolet päivästä tyhjäksi, tai jätä työtehtäviin riittävästi ajallista ”ilmaa” niin, että vain puolet päivästä on oikeasti täynnä.

Harva asia aiheuttaa yhtä paljon stressiä, kuin kesken jääneet tai päiväksi varattujen työtehtävien tekemättä jättäminen. Ne siirtyvät seuraaville päiville, sotkevat tulevien päivien kalenterit ja kierre on valmis.

Toisaalta mikään ei ole vapauttavampaa, kuin huomata, että saat päivän työt tehtyä hyvissä ajoin valmiiksi ja voit purkaa tulevien päivien töitä, tai käyttää vapautuvan ajan johonkin mukavaan.

Suunnittelua ja uuden innovointia varten pitää olla mahdollisuus lepuuttaa aivoja ja irtautua rutiinitöistä. Jos työpäivä kuluu pelkkään suorittamiseen, mitään uutta ei kykene suunnittelemaan. Toistaiseksi parhaat ideat ovat syntyneet silloin kun on tekemättä mitään.

 

Työpäivän rytmitys ja jaksaminen

Etätyössä pitää jaksaa ihan yhtä lailla, kuin kaikessa muussakin työssä. Jos teet pelkkää etätyötä, voi vaara vaania vapauden tunteessa ja siinä, että töitä voi tehdä milloin haluaa. Helposti tulee valvottua iltamyöhään sillä ajatuksella, että minähän voin aloittaa työpäivän myöhemmin ja nukkua vähän pidempään. Paljon pahempaa itsepetosta tuskin voi tehdä.

Työmäärä ei muutu, aloitit sen mihin aikaan päivästä hyvänsä. Kun aloitat työt myöhemmin, ne kestävät pidempään. Samalla syöt aikaa harrastuksista ja perheen tai ystävien kanssa viettämästäsi ajasta.

Työn imu

Työn imu on oma haasteensa. Kun jostain työtehtävästä innostuu, saattavat lounaat ja tauot unohtua. Kun käytät polttoaineena pelkkää kahvia, syöt huonosti ja kökötät koneen äärellä 8-10 h, on olo ärtynyt, väsynyt, kroppa on jumissa ja todennäköisesti viimeiset työtunnit ovat olleet melko tehottomia. Toimimalla näin, syöt jälleen aikaa perheeltä, jaksamiselta, harrastuksilta, sekä seuraavan päivän tai päivien työsuorituksista. Pakota päivään jonkinlainen rytmitys.

Jaksamiseen liittyvät myös muut hyvinvoinnin perusasiat. Kaikkien hyvinvointi- ja urheiluvalmentajien toistama mantra: Lepo, ravinto, liikunta, kehonhuolto. Kun jokin näistä ei toimi, vaikutus työtehoon ja jaksamiseen on raju. Ei yksi lipsahdus silloin tällöin vielä vaikuta, mutta lipsahduksista saattaa tulla paha tapa.

 

Keskeytykset ja muut aikavarkaat

Jos työnteko vaatii keskittymistä, kaikki suunniteltujen taukojen lisäksi tapahtuvat keskeytykset ovat yleensä haitallisia. Kun asiaan on paneutunut ja valmistellut pitkän tovin, saattaa hetkellinen keskeytys pyyhkiä pään sisään rakennetut tuotokset ja pahimmillaan menetät sen takia tuntien työn. Uudelleen keskittyminen saattaa vaatia pitkää perehtymistä, ennen kuin pääset taas jatkamaan.

Kodin järjestelyihin en ota kantaa, sillä jokainen hoitakoon ne haluamallaan tavalla. Työrauhaa häiritsevät pikaviestiryhmät, turhat sähköpostit tai puhelut sen sijaan olisi hyvä saada pois. Laita työhön liittymättömät viestikanavat äänettömiksi ja pois silmistä. Jos voit, sulje myös työhön liittyvät viestimet ja laita puhelin äänettömälle. Someen ei myöskään kannata lähteä seikkailemaan, jos projektit painavat päälle.

 

Entä työyhteisön tuki?

Etätöiden tekeminen ei tarkoita sitä, että et voisi saada enää muilta tukea, sparrausta tai neuvoja. Monet asiat etenevät viestien, etäpalavereiden ja -neuvotteluiden avulla. Välineet ja keinot siihen pitäisi löytyä jokaiselta.

Monia asioita pitää kuitenkin itse pystyä selvittämään, ratkaisemaan ja tekemään päätöksiä. Sermin yli huikkaaminen on helppo tehdä päivän mittaan useaan kertaan, mutta tuskin viitsit vartin välein soitella samalle kollegalle kysyäksesi neuvoa tai mielipidettä.

 

Vinkit etätyön tekemiseen

Työinfra kuntoon

  1. Varmista, että sinulla on käytössäsi työtila, jossa saat tarvittavan rauhan
  2. Hanki hyvä työtuoli ja/tai sähköpöytä, jolla saat tarpeen tullen muutettua työasentoasi
  3. Varmista, että käytössäsi on riittävän nopea verkkoyhteys
  4. Hanki työpisteeseesi tarvittavat työvälineet, esim. toinen näyttö nostaa monessa tilanteessa työtehoja merkittävästi

Oman työn johtaminen

  1. Varaa kullekin työtehtävälle riittävästi aikaa – oikeasti, tuplaa se aika, mitä siihen ajattelit menevän
  2. Käytä kalenteria ja noudata sitä
  3. Jätä kalenteriin riittävästi ”ilmaa”
  4. Seuraa työmääriäsi – jos illat ja viikonloput täyttyvät työllä, olet ollut ylioptimistinen oman tehokkuutesi suhteen
  5. Opi sanomaan ei, ”ei tänään, ”ei tällä viikolla”, ”selvitän tämän myöhemmin”.
  6. Priorisoi tehtäviä vahvasti
  7. Aloita ajoissa, pidä taukoja, syö kunnolla, lopeta ajoissa
  8. Pidä itsestäsi huolta

Sulje häiriötekijät pois keskittymistä vaativien töiden ajaksi

  1. Sulje sähköposti
  2. Sulje ei-tärkeät pikaviestikanavat
  3. Pysy pois somesta
  4. Laita puhelin äänettömälle

 

Yhteenveto etätöistä

Etätöiden tekeminen on tehokas tapa tehdä töitä, kunhan osaa olla uuvuttamatta itseään ja pitää itsestään muutenkin huolta, sekä muistaa välttää pahimmat aikarosvot. Todennäköisesti päivittäin tulee tehtyä enemmän tuottavia työtunteja, kuin toimistoympäristössä. Toivottavasti vinkeistä oli apua!


Antti Kärki

Hyvää digimarkkinointia vuodesta 2003, mutta vuosi vuodelta huononevaa huumoria. Kaikki samassa paketissa! Antti katselee markkinointia laajakatseisesti asiakkaan, toimiston ja web-analyytikon silmin, mutta tarttuu hanakasti myös yksittäisiin asioihin. Antin teksteissä haetaan välillä pientä herättelyä, sillä digimarkkinoinnin toimialalla riittää kehitettävää.

Jaa

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

Uusimmat

Haluatko lisää luettavaa?

Haastamme, opastamme ja kerromme digitaalisen markkinoinnin ajankohtaisista asioista.